8 вопросов, которые надо задать системному интегратору при выборе комплекта ЕГАИС
При подключении к системе ЕГАИС ритейлерам предлагают различные варианты комплексных решений, и чтобы избежать необходимости много раз доплачивать за подключение дополнительных опций, необходимо разобраться в системе и осознанно подойти к выбору. Программная составляющая комплексного решения не менее важна, чем аппаратная. Обозначим некоторые «подводные камни», которые необходимо учесть при выборе
Срок обязательного подключения торговой розницы к ЕГАИС наступил. Но вопрос о выборе комплекта остается актуальным для многих ритейлеров. В частности, из-за сбоев и нестыковок, возникающих в процессе фиксации факта продажи и при ведении объединенного учета. На практике выясняется (и еще будет выясняться!), что каких-то необходимых опций и возможностей в установленном решении не хватает. Всплеск проблем ожидается в III-IV квартале 2016 года, когда ритейлеры сдадут алкогольную декларацию в Росалкогольрегулирование, и у многих выявятся расхождения с данными поставщиков.
Интеграторы предлагают различные варианты комплексных решений, и когда ритейлеры мало что понимают в процессе взаимодействия с ЕГАИС, продавать свои продукты очень удобно. Поэтому, прежде чем покупать, руководителю розничного бизнеса необходимо досконально разобраться в процессе работы, понять, как действует ЕГАИС, применительно к конкретному магазину. Иначе выбор будет по большей части случайным, и скорее всего, придется доплатить еще 2-3 раза, чтобы отладить работу как следует. При более детальном разборе всплывает ряд важных вопросов и нюансов, о которых некоторые, возможно, даже не задумываются. Речь идет, в первую очередь, об отдельных магазинах и небольших сетях, испытывающих острый недостаток финансовых и кадровых ресурсов для оснащения и управления. Но и крупным ритейлерам, имеющим солидные ИТ-структуры и штат специалистов, предлагаемое обсуждение поможет более четко контролировать работу системы.
Вопрос первый. Есть ли в программном обеспечении алкогольная декларация?
Важно знать, как интегрируется решение с системами учета и декларирования продаж алкогольной продукции. К ритейлеру поступает алкогольный товар, который встает на его остаток в глобальной базе ЕГАИС. Дальше ритейлер, с помощью продажи или возврата, списывает этот товар, передавая в систему документы реализации или возврата. Но нужно понимать, правильно ли списывается алкогольный товар в традиционной системе магазина — в соответствии с тем, как в ЕГАИС или нет? Ведь кроме ЕГАИС существуют еще журнал о продаже алкоголя и алкогольная декларация. Расхождение между этими документами будет истолковано как нарушение. Если система не умеет одновременно работать и с ЕГАИС, и с декларацией, и с журналом продаж, если списание формируется не на одних, а на разных данных, ошибки будут сразу.
Допустим, водка одной марки производится на трех или даже четырех заводах. Каждый завод — это отдельный код. Можно подумать, что достаточно подтверждать накладные, но на самом деле необходимо еще и ставить товар на баланс. Потом окажется, что продажи списываются неправильно, и свести алкогольную декларацию невозможно.
Итак, кроме стыковки с ЕГАИС в программном обеспечении должна быть алкогольная декларация. Иначе придется доплачивать за опцию или заполнять декларацию вручную на Декларант-Алко.
Вопрос второй. Реализовано ли списание алкогольного товара по партиям с разных производств, то есть, партионный учет ЕГАИС?
Один товар может поставляться от разных заводов в составе разных партий, и без партионного учета невозможно корректно свести остатки, так как непонятно, с какого завода списывается бутылка. И потому неизбежны нестыковки данных штрихкода завода, журнала продаж и декларации. Не секрет что одни и те же товары с одним и тем же штрихкодом делают разные заводы — завозят разные импортеры, а в системе ЕГАИС такой продукции присваиваются разные коды. Так вот если товароучетная система работает без партионного учета товаров, то такие разные поставки с разными кодами суммируются, что недопустимо с точки зрения как ЕГАИС, так и алкодекларации. Появляется расхождение между товародвижением в глобальной базе ЕГАИС и декларациях и журналах продаж. В классическом партионном учете признак этого кода ЕГАИС может принадлежать именно конкретной партии и расходоваться именно с нее, а не с другой партии, как делается, например, по fifo. Тогда при списании расхождения данных розницы и завода будут минимальными, например, из-за пересортицы. При суммовом учете неясно, с каких заводов были получены бутылки, находящие в остатках, а проводить ежеквартальную инвентаризацию нереально. Пока, как уверяют специалисты рынка, ни в одном решении не реализовано правильное списание товара разных производств.
И даже если есть партионный учет, потребуется дополнительная обработка, ритейлер должен хранить у себя в контрольно-кассовой ленте все марки, значит, по уму, необходим партионный, а побутылочный учет. Возможно, это дело будущего.
Вопрос третий. Как меняется стандартная схема обслуживания на кассе?
Существует стандартная схема — кассир сканирует штрихкод на бутылке, затем программа подсказывает сканировать код на акцизной марке, кассир сканирует марку, идет проверка корректности кода на акцизной марке и прием оплаты от покупателя. Все хорошо, но есть нюанс — марка, содержащая код ЕГАИС, не может повторяться в одном и том же чеке, и не может быть отсканирована 2 раза подряд. Значит, кассовая программа не должна позволять сканировать одну и ту же акцизную марку. Каждая марка уникальна, и наличие дубликатов, зеркальных марок, свидетельствует о подделке и нарушении законодательства. Если товар с марками-дубликатами обнаружится на этапе продажи, виноват будет ритейлер.
Вопрос четвертый. Как решаются в программе конфликтные ситуации, например, когда не считалась марка?
Кассир работает на высоком нагрузочном узле, к нему стоит очередь покупателей, и ему будет некогда разбираться, что делать в случае сбоя. Как показывает практика внедрений, при возникновении внештатных ситуаций — не считалась марка, система «поругалась» за то, что марка считалась два раза, вместо марки считался QR-код и прочее, — кассиры теряются. Поэтому должна быть возможность предварительного тестирования работы кассы с программой. Необходимо посмотреть, как кассир на практике будет взаимодействовать с ЕГАИС, проверить и проработать все «подводные камни» процесса. Требуется дополнительное обучение и адаптация кассиров, помощь специалиста и старшего кассира в торговом зале.
Вопрос пятый. Умеет ли система работать с комплектами алкоголя?
Обрабатываются на кассе комплекты алкоголя? Например, при акциях «две бутылки по цене одной»? Пока даже в крупных сетях в этой ситуации кассир сканирует одну марку из двух, а это неправильно, потому что приход считается в двух бутылках.
Особенно сложно работать с комплектами алкоголя в составе подарочных корзин, когда бутылка запечатана в упаковочный материал. Кассовая программа должна понимать, что когда продается комплект, нужно отсканировать не одну марку, а несколько.
Интеграторы предлагают разные варианты решения, например, можно в момент комплектации корзин сканировать марки, которые запоминаются, и когда корзина пробивается на кассе, автоматически вписываются, не требуя сканирования.
Вопрос шестой. Сможет ли система ставить ограничение времени продажи алкоголя?
В программе должно быть учтены законодательные ограничения. В частности, блокироваться продажа в определенный промежуток времени, установленный местными властями. Также должно быть напоминание об ограничении продажи несовершеннолетним и необходимости проверить возраст по паспорту. Логика кассы — подтвердить проверку паспорта, если подтверждение есть, ответственность за продажу алкоголя несовершеннолетним лежит на кассире, который сам по себе является частным лицом.
Вопрос седьмой. Обеспечена ли возможность масштабирования сети?
Важная характеристика — легкость апгрейда. Если комплект куплен на один магазин, насколько легко будет перестроить систему на два, три и больше магазинов? А также с учетом развития технологий, сможет ли система использовать, например, облачные решения при работе территориально распределенной сети?
Вопрос восьмой. Во сколько обойдется комплект, поддержка и обновление решения, соответствует ли цена среднему рыночному уровню?
У интегратора должна быть возможность предложить как минимум три варианта комплектов — дешевый, средний и дорогой, и описание того, какие возможности дает каждый комплект. Комплекты идентичные и включают в себя кассу, бэк-офис, сканер 2D. Но есть нюансы. На российском рынке предлагаются три типа комплектов. Самый бюджетный — на базе планшета китайского производства, встроенного в цельный корпус, позволяющий подключать его во внешний разъем. Дешевый 10-дюймовый планшет за 3 тыс. руб., производители встраивают в коробку и продают за 8-10 тыс. руб. В зависимости от вариаций — экрана, клавиатуры, программы и прочего, комплект на базе планшета может стоить от 15 до 40 тыс. руб. Этот тип условно можно назвать «китайская поделка». Он встраивается в систему, но очень ненадежен с точки зрения использования, чреват штрафами и подходит только для небольших периферийных магазинов. Использовать в масштабных сетях такие варианты невозможно. Как правило, самые дешевые выбирают магазины, у которых вообще не было фискальников и автоматизированной системы учета. Самый нижний — это тоже выбор, так как маленькому магазину надо хоть как-то начать работать в системе. Но надо иметь в виду, что к этому комплекту неизбежно придется докупить и привязать другие программы, чтобы добиться адекватной работы.
Средний комплект делается на основе качественного POS-терминала с клавиатурой, либо с сенсорным монитором. Комплект оборудования разных брендов подбирается, исходя из целесообразности, программное обеспечение покупается или берется в аренду у разработчика. Такие комплекты стоят от 40 тыс. руб. и выше. Аренда ПО с поддержкой для небольшого магазина обходится примерно от 1 тыс. руб. в месяц. Покупка стоит в разы дороже, но также требует регулярной сервисной поддержки и обновления версий, так как система постоянно меняется.
Третье усложнение комплектации — брендовые кассы престижных глобальных брендов. Но от этого варианта в последнее время начали отказываться даже крупные розничные сети, так как при существенной разнице в цене, брендовые кассы не намного лучше дисперсных касс, собранных из азиатских комплектующих и опробованных российскими производителями. Но этот вариант имеет место быть, так как для крупных торговых компаний предоставляются особые условия. Хороший вариант — покупка терминала сбора данных, оснащенного считывающим модулем 2D и программным обеспечением для взаимодействия с ЕГАИС, но такое устройство стоит около 90 тыс. руб.
Итак, необходимо посчитать, во сколько обойдется комплект для одного магазина (если магазины одинаковые), умножить на количество магазинов в сети, прибавить стоимость «глобальной части» — программного обеспечения для центрального офиса, расходы на внедрение и техническое обслуживание системы, а также — стоимость владения, например, за 3 года. И тогда можно сравнивать стоимость от разных поставщиков. При этом учесть, что одни производители делают обновление касс для ЕГАИС бесплатно, другие — за плату (порядка 5 тыс. руб. за кассу). И еще — система должна не только решить проблемы ЕГАИС, но и окупиться, и принести дополнительную выручку (например, за счет сокращения времени на проведение торговой операции, эффективного управления ассортиментом товаров, оптимизации персонала), решить проблемы управления предприятием. Если правильно выбрать систему, она даст дополнительные выгоды и возможности.
Сергей Абузаров, менеджер проектов компании «Софт-Вест»
Ритейлер, вне зависимости от размера — маленький магазин, региональная сеть или большой федеральный проект, — должен очень внимательно относиться к выбору решения для работы с ЕГАИС, так как цена ошибки велика. Не стоит выбирать самые дешевые комплекты — функционал в них сильно ограничен, и приобретая такой комплект, ритейлер обрекает себя на дополнительные затраты. Важно помнить простую истину — информация, находящаяся в ЕГАИС, должна быть полностью идентична информации, хранящейся в товароучетной системе. Обеспечив это условие, компания обойдется без штрафов, отзыва лицензии и других проблем. Внедрение ЕГАИС — только часть запланированных государственных программ. Вводится в эксплуатацию система контроля продажи меховых изделий, нефтепродуктов, лекарственных препаратов. В скором времени будет введен ФЗ-54, согласно которому розничные точки должны будут передавать полную информацию о продаже каждого товара с наименованием и ценой. Переход на новую систему работы планируется уже в следующем году. Поэтому небольшим магазинам, работающим в «полуавтоматизированном» режиме и приобретающим эконом-комплекты с лоскутной автоматизацией для работы с ЕГАИС, все равно придется вводить полностью автоматизированную систему товароучета. И это важный фактор, который необходимо учитывать при выборе решения уже сейчас. Итак, при выборе решения для ЕГАИС следует обращать внимание на ПО, предлагаемое в комплекте. Система должна уметь вести полноценный учет алкоголя в разрезе кодов ЕГАИС, производителей, импортеров, акцизных марок «от и до». Уметь осуществлять электронный обмен с ЕГАИС, формировать алкогольную декларацию, журнал о продажах алкоголя. В решении должна быть заявлена готовность работы с ОФД, согласно ФЗ-54. Лучше не заниматься «лоскутной автоматизацией» и не использовать в работе несколько программ, так как это неизбежно повлечет за собой проблемы и искажение данных.
По материалам журнала «Точка Продаж»
